Чому книгу обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту, нагород за особливі успіхи у навчанні та книгу обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту потрібно вести в паперовому, а не в електронному вигляді?

Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту, нагород за особливі успіхи у навчанні - це одна з книг, яка ведеться у закладі загальної середньої освіти і яка зазнала змін у зв'язку з нововведеннями в нормативній документації. Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту значних змін не зазнала, однак і до ведення її в паперовому вигляді все частіше чуємо запитання. Чому ці книги мають вестися в паперовій формі?

Відповідь на це питання дає нам законодавство. 

Чинний наказ Міністерства освіти і науки України №676 від 25.06.2018 року, зареєстрований у Міністерстві юстиції Укарїни 11.09.2018 року за номером 1028/32480 "Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середної освіти" затверджує Інструкцію з діловодства, в якій у розділі І "Загальні положення" викладено пункт 5, де зазначено: заклади можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та цієї Інструкції. - Наказ № 676 .

Однак ці книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв не можуть вестися згідно цього пункту в електронному вигляді, оскільки нижче у цій же Інструкції у розділі І є пункт 8, в якому говориться, що: строки зберігання документів, що створюються під час діяльності закладу, визначаються наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами). У цьому наказі є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів - документ, де за № 531 зазначено, що Кни­ги (жу­р­на­ли) ре­є­с­т­ра­ції ви­да­чі ди­п­ло­мів, ате­с­та­тів, сві­доцтв, по­свід­чень про за­кін­чен­ня навчаль­них за­кла­дів, ін­сти­ту­тів, фа­куль­те­тів і кур­сів під­ви­щен­ня ква­лі­фі­ка­ції у закладах освіти зберігаються 75 років. Тобто виходить так, що наші книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту та про базову загальну середню освіту не можуть створюватися лише в електронному вигляді, оскільки їх строк зберігання - 75 років, а не до 10!

Які переваги мають книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту, нагород за особливі успіхи у навчанні та про базову загальну середню освіту від "Розумна Шкільна Документація"?

1. Книги мають Вказівки до ведення книги обліку і видачі свідоцтв та додактів до свідоцтв, а це значить, що щодо всіх моментів, які будуть викликати у Вас сумнів, Ви знайдете роз'яснення!

2. Зручний книжний формат документації.

3. Зручна форма обліку документів, які видаються закладом освіти, - достатньо місця для внесення повних номерів документів, поряд можна вносити дані дублікатів документів, якщо такі видавалися з якихось причин. Це зручно для розуміння процесів, ведення звітності щодо діяльності закладу освіти, якщо таку буде потрібно зробити. 

4. Зазначаються лише ті назви дисциплін, які вивчалися учнями згідно навчального плану закладу освіти. 

5. У першому розділі книг ведеться загальний облік кількості отриманих свідоцтв та додатків до свідоцтв та вноситься інформація про документи, згідно яких вони отримуються посадовою особою закладу освіти.  

6. В кінці книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту, нагород за особливі успіхи в навчанні зазначаються дані щодо нагород, які отримували випускники. 

7. Книги виготовлені зі щільного білого паперу 80 г/м2, відповідно навіть при заповненні всіх клітинок у них аркуші не будуть прориватися. 

Придбати книгу обліку і видачі свідоцтв та додактів до свідоцтв про повну загальну середню освіту, нагород за особливі успіхи у навчанні нового зразка можна за посиланням: Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту, нагород за особливі успіхи в навчанні.

Придбати книгу обліку і видачі свідоцтв та додактів до свідоцтв про базову загальну середню освіту можна за посиланням: Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту

Звісно, якщо маєте інформацію про нове законодавство щодо ведення цих книг - будь ласка, повідомляйте! Нам важливо бути обізнаними та ми будемо вдячні за Вашу компетентність!